Boehringer Ingelheim İnsan Kaynaklarına Vecihi Öneri Sistemiyle ilgili merak ettiklerimizi sorduk:

1- Çalışan öneri sisteminizi geliştirme sürecinde en çok odaklandığınız konu alınan öneri sayısını artırmaya yönelik mi oldu yoksa önerilerin hayata geçirilmesi konusu sizin için daha mı öncelikliydi?

Şirketi geleceğe taşıyan ve bir adım öne çıkaran en önemli uygulamalar genellikle çalışanların önerileriyle hayata geçiliyor.  Süreçlerin içerisinde yer alan çalışanlar olarak gelişim fırsatlarını daha kısa sürede keşfebiliyoruz ancak bazen bunu ifade etmekte geç kalabiliyoruz. Yenilenen öneri sistemiyle keşfedilen bu fırsatların açık bir platformda paylaşılmasını sağlıyoruz. Sistem hayata geçirilirken çok fazla öneri alarak bunları hayata geçirelim gibi bir hedefimiz yoktu. Temel hedef çalışanların yaratıcı fikirlerini paylaşabilmecekleri ortak platformu geliştirmekti. Şu andaki çıktılara baktığımız hedeflenenden çok daha önemli bir nokta da olduğumuzu söyleyebiliriz. Oldukça yüksek sayıda önemli projeler sunuldu ve bunların bir çoğunu hayata geçirilmesi için gerekli çalışmalar yürütüyor.

2- Vecihi’nin önceki öneri sistemine göre farklılıkları nelerdir? Alınan öneri sayısını artırması açısından artıları nelerdir?

Eski sistemde de çalışanlar önerilerini açıklıkla dile getirebiliyorlardı. Ancak öneriler detaylandırılmadığından bazen net olarak ifade edilmek istenen çıktılar anlaşılmayabiliyordu. Dolayısıyla önerileriyle ilgili net geribildirim alamayan çalışanların sisteme olan ilgilileri zamanla azalmıştı. Yenilenen sistem sayesin çalışanlar önerilerinin amacı, sonucu ve yaratacağı katma değeri detaylandırılarak paylaşılıyorlar. Bu sayede ilgili birimler tarafından daha net anlaşılarak değerlendiriliyor. Ayrıca her öneri için çalışana Vecihi geribildirimde bulunuyor. Önerileriyle ilgili bilgilendirilen çalışanların da sisteme olan inançları ve ilgileri de gün geçtikçe artıyor.

3- Vecihi öneri sisteminin çalışana sunduğu temel fırsat nedir?

Aslında bakalacak olursak bu sistem temelde çalışana çok önemli fırsatlar sunuyor. Çünkü çalışanlar bu sistem sayesinde önerilerini rahatlıkla dile getirerek, çalışacakları geleceği şekillendirmiş oluyorlar. Bu çok önemli bir  fırsat, çalışanlar ya gelişim alanlarıyla mevcutu kabul ederek başkalarının şekillendirdiği gelecekte yaşıyor ya da kendi şekillendirdikleri gelecekte çalışma imkanı buluyor. Geleceğini şekillendirmek ve şirketini daha da ileriye taşımak isteyen çalışanlar bu fırsatın farkında ve oldukça etkin kullanıyorlar.

4- Vecihi’de önerileri 5 ayrı kategoriye bölerek çalışanların daha net öneriler üretmesine olanak sağladığınızı görüyoruz. Bu, aynı zamanda değerlendirme konusunda da kolaylık sağlayacaktır. Bunu nasıl değerlendiriyorsunuz?

Tamamen size katılıyorum, kategorileri oluştururken de hedefimiz bu kolaylığı sağlayabilmekti. Şu anda etkin bir şekilde çalışan sisteme baktığımızda hedefimize ulaştığımızı söyleyebiliriz.

5- Peki Vecihi Öneri sistemi çalışanların aklına gelen her fikri paylaştıkları genel sistem midir?

Az önce de belirtiğimiz gibi, çalışanlar önerilerini şirketi geleceğe taşıyacak kategoriler altında sunuyorlar. Bunu yaparken sadece fikirlerini paylaşmakla kalmıyorlar. Önerilerinin şirket önceliklerine nasıl hizmet edeceğini kategoriler altında sınıflandırıyor ve çıktıları/faydaları ayrıca çalışmanın detaylarını sunuyorlar. Birçok çalışan önerilerine verilen değerin farkında bu noktada fikirlerini paylaşmaktan öte hazırladıkları proje taslaklarını paylaşıyorlar. Ve daha sonra ilgi bölümlerden aldıkları yönlendirme doğrultusunda projelerini detaylandırarak sunuyorlar.

6- “Vecihi” ismi fikrini kim buldu? Bu ismi kabul etme süreciniz nasıl gerçekleşti?

Çalışanlarımızın fikirleri bizim için gerçekten çok önemli, bu nokta da sistemi yenilerken  onların fikirlerini ve önerilerini aldık. Intranet ortamında, tüm çalışanlarımın dahil olduğu bir anket gerçekleştirerek yeni sistem için isim önerilerini çalışanlardan aldık. Daha sonra bu öneriler proje ekibi tarafından değerlendirildi ve Vecihi hayata geçirildi.

Teşekkür ederiz.

Erman Akdeniz / Businews

Birçok şirketin İnsan Kaynakları departmanında görev alan İK Uzmanlarının oluşturdukları GençİK platformu üyeleri, oluşumlarını Businews’a anlattı.

GençİK platformunu oluşturma fikri nasıl ortaya çıktı?

Grubumuz 2007’den bu yana faaliyet göstermekte olan, farklı sektörlerden genç insan kaynakları profesyonellerinin oluşturduğu bir platformdur.  Her ay aramızdan farklı birinin evsahipliğini yaptığı toplantılarda benchmark çalışmaları yapıyor; projelerimizi paylaşıyoruz.

Yola çıkış amacımız, çalıştığımız firmalardaki insan kaynakları uygulamalarını kıyaslamak, farklı sektörlerdeki yenilikleri görmek ve belli başlı güncel mesleki kavramları tartışmaktı. Ancak 2009 başından bu yana, biz de değişimin gerekliliğini fark ettik ve proaktif bir platform olma yolunda ilk adımlarımızı attık.

Hedef kitlenizdeki kişiler kimler?

Bizler yapmış olduğumuz beyin fırtınaları sonucunda faliyetlerimizin kapsamını ve yönünü belirleyecek altı farklı iletişim ve etki grubu ortaya koyduk. Bu doğrultuda hedeflediğimiz kitleyi; üyelerimiz ve aktif çalışanlarımız, İK çevresinde söz sahibi olan dernekler ve medya kuruluşları, ulaşamadığımız ancak potansiyeli olan üyelerimiz, eğitim ve danışmanlık firmaları gibi tedarikçilerimiz, örnek aldığımız diğer kurumlar ve profesyonel yöneticiler olarak geniş bir çerçevede tanıtabiliriz.

Yakın dönemdeki ilk hedefimiz hem profesyonellere hem de henüz iş hayatlarına yön vermemiş üniversite öğrencilerine sesimizi duyurabilmek. Böylelikle İnsan Kaynakları Yönetimi kavramının bilinirliğini arttırıp, önemini vurgulamış olacağız.

Değişim ve gelişim için ne tür hazırlıklar yapıyorsunuz?

Yaklaşık 20 kişilik bir ekip olarak çalışıyoruz ancak bu yıl içinde bizimle birlikte çalışmak ve gelişmek isteyen yeni arkadaşlarımızla birlikte büyümeyi hedefliyoruz.

Şu an için oluşturmuş olduğumuz bir takım çalışma gruplarımız var. 2009 yılından bu yana birçok eğitim firmasıyla görüşme fırsatımız oldu. Birçoğundan gelişimimiz için destek aldık ve almaya devam ediyoruz. Bizlere bugüne kadar Origo İnsan Kaynakları, United, Dale Carnegie, Realta, Dinamo Eğitim gibi alanında uzman firmalar destek oldu. Aramızdan dört kişi Realta’nın düzenlediği GMC simülasyon çalışmasına katıldılar. Geçen yıl iki arkadaşımız Koç Üniversitesi’nde çalıştıkları firmalardaki İnsan Kaynakları uygulamalarını aktaran bir sunum yaptılar.  Böylelikle hedeflediğimiz üniversite öğrencilerine doğru bir adım atmış olduk. Web sitesi tasarımı, üyelik sistemi, benchmark için mail grubu çalışmalarımız devam etmektedir. En son Nisan başında 1980 sonrası doğan ve şu an iş hayatında hızla ilerleyen bizler, yani “Y kuşağı” hakkında, konunun uzmanı Evrim Kuran’dan bir eğitim aldık. Kendimizi bir başkasından dinlemek hepimizde gerçekten bir farkındalık yarattı ve daha genç arkadaşlara yönelik gerçekleştirmek istediğimiz projeler için bizi daha çok teşvik etti, birşeyleri değiştirebileceğimize dair inancımız arttı. Önümüzde daha birçok proje var, hepsi için ayrı bir heyecan duyuyoruz.

“Y kuşağı” olarak adlandırılan ve sizlerin de içinde yer aldığı yeni çalışan nesil hakkında neler düşünüyorsunuz?

Bizler biraz daha esnek ve serbest çalışmayı seviyoruz. Geleneksel organizasyon yapısının dışında biraz daha inisiyatif alabilen, karar yapısının daha çabuk ilerlediği, hızlı ve yaratıcı yapıların içinde yer almayı istiyoruz. Araştırmalar incelendiğinde “Y Kuşağı” çok daha  sorgulayıcı, kariyer yolunu çok daha net görmek istiyor, kendisine de söz hakkı verilsin istiyor. Bu istekler kurum içinde gerçekleşmeyince ortaya mutsuz çalışanlar çıkmış oluyor. Bu durumda hem “Y Kuşağı” olup hem de İnsan Kaynakları fonksiyonunda yer almak çok daha zorlaşıyor. Çünkü hem kendi motivasyonunuzu yüksek tutmak zorundasınız hem de sizinle aynı kuşaktan olan, diğer fonksiyonlarda yer alan takım arkadaşlarınızın motivasyonlarını yüksek tutacak yöntemler geliştirmek zorundasınız.

Sizce organizasyonlarda “Y Kuşağı”na yönelik nasıl çalışmalar yapılmalı?

Y kuşağını organizasyonda tutabilmek ve ondan maksimum faydayı sağlayabilmek için beklentileri çok iyi analiz etmek gerekir. Öncelikle otorite kavramı yerine daha katılımcı yönetim biçimleri geliştirmek, kuralcı olmak yerine yenilikçi olmayı benimsemek bizlerin daha motive çalışmasını sağlar. Aslında “Y Kuşağı” olarak ne istediğimizi bildiğimiz için bu konuda fikir üretmemiz, yöneticilerimize göre daha kolay olacaktır. Örneğin proje bazlı/süreli çalışma koşulları yaratmak, motivasyonu arttırıcı eğitimler düzenlemek, kişisel gelişime destek olmak, kariyer yollarını çizip somut olarak önlerine koymak, arkadaş gibi yaklaşıp, bireysel hedeflerini şirket hedefleri ile uyuşmasını sağlayarak “kazan-kazan” ilişkisi yaratmak, özetle girişimciliği ön planda tutmak genç kuşağın sadakatini oluşturmayı ve maksimum verimi elde etmeyi  sağlayacaktır.

“Y Kuşağı” çalışanlar, bizden bir önceki kuşak olan “X Kuşağı” yöneticilerimiz tarafından çoğu zaman hayalperest olarak algılanabiliyor. Biz aslında sadece birşeyleri değiştirebilmemiz için fırsat verilsin istiyoruz.  GençİK oluşumu da bu anlamda “Y Kuşağı”nın buluşma platformu olarak düşünülebilir. Belki hali hazırda İnsan Kaynakları alanında faaliyet gösteren derneklerin çatısı altında kendimize yer bulabilirsek, bu isteğimizi çok daha kolay gerçekleştirebiliriz. Günümüzde İnsan Kaynakları organizasyonlar içinde destek fonksiyon olma durumundan sıyrılıp, çok daha stratejik bir fonksiyon olma yolunda giderken, bizler de bu sistemin birer parçası olarak taze fikirlerimizle bu süreci hızlandırmayı hedefliyoruz.

Y kuşağı İK’cıların karşılaşabilecekleri zorluklar neler olabilir?

Y kuşağını tanımlarken, eskiye oranla daha hareketli, düşündüğünü direkt olarak söyleyen, farklılıklara ihtiyaç duyan, operasyonu uygulamaktan ziyade akışı yönetmek isteyen bir nesilden bahsediliyor. Hal böyle olunca, Özellikle “olgunluk” kavramının ön planda olduğu İK’da kariyer, Y nesli için zorlayıcı bir hal alıyor. Özellikle nesil çatışmaları, kuralları nispeten bir pazarlama departmanına göre daha belli ve yer yer durağan olabilen bu departmanda daha sık görülüyor. Bizler de, hem içimizdeki yenilikçi ve akıntıya karşı durabilen gücü koruyup hem de ülkemizde İK’ya bakış açısını değiştirmeye çalışıyoruz. Bunun için kendimizi geliştirerek güçlü yönlerimizi daha görünür kılıyor, yaptığımız şeylerin sonuçlarını ispat ederek departmanın ve dolayısıyla bizlerin daha da değer kazanmasını hedefliyoruz.

Tüm bunların yanında, kendi neslimizdeki diğer kişilerin de hem mutlu olabilecekleri hem de değer yaratabilecekleri bir ortam sağlamakla yükümlüyüz (bunu başarmak eskisinden kat kat daha zor) , bu bizim varolma nedenimiz. Bu yüzden, her zamankinden daha çok araştırma ve uygulamaya, birbirimizden öğrenmeye ve Y neslinin özellikle önem verdiği “topluma fayda” çalışmalarına odaklanmamız gerekiyor.

GençİK’nın sosyal sorumluluk olarak hedefledikleri çalışmalar nelerdir?

Bizler “Y Kuşağı” olarak, “Y Kuşağı”na yönelik projeler gerçekleştirmeyi hedefliyoruz. Üniversitelerin kariyer günlerine katılarak İnsan Kaynakları fonsiyonun önemini ve iş alanlarını genç arkadaşlarımızla paylaşmak istiyoruz. Mülakat teknikleri, cv oluşturma gibi konularda kendilerine destek olarak; son sınıf ve lisansüstü öğrencilerine yönelik işe yerleştirme, okurken çalışmak isteyen öğrencilere yönelik stajyer havuzu oluşturma projelerini hızla hayata geçirmeye başlayacağız.

Yeni mezun, bir çok başarılı ve istekli arkadaşımızın hızla bizlere yetiştiği inancındayız. Grubumuza gönüllü olarak katılacak, takımımız içinde yer alacak yeni arkadaşlarımıza her zaman açığız. Eğer aramıza katılmak isteyenler olursa Facebook’ta yer alan GençİK grubumuza mesaj atarak bize ulaşabilirler.

Ayaktakiler Soldan Sağa: Selin Derya (Ezcacıbaşı), İrem Gökçel (FritoLay), Nesligül Şakrak (Tofaş), Tuba Gündoğdu (MSD İlaçları), Güldane Yılmaz (DHL), Furkan Aşkın(Avea)

Oturanlar Soldan Sağa: Özgecan Okan (MSD İlaçları), Serap Bostan (Boehringer-Ingelheim), Fatih Ayhan (Anadolu Grubu), Simge Sezer (Realta)