Yöneticilerin hepsi zamana karşı yarışıyor ve hepsinin dilinde aynı nakarat: ‘VAKTİM YETMİYOR!’ Zamanın kontrolünü kaçırmamak, önceliklere hakim olmak ve daha dengeli bir düzene girmek mümkün oysa. Yazar Pierre Longin ‘Zamanı ehlileştirin. Daha iyi yaşamak için daha iyi çalışın’ adlı kitabında bu konuyu işliyor. İşte uzmanın 12 temel önerisi:

1. İletişimi tam koparın
Akşam, hafta sonu ve tatilde şirketinizle iletişiminizi koparın. Şirketiniz sizi sadece ‘acil ve önemli’ durumlarda arasın. Genellikle yöneticiler ‘şirketim beni sık sık ararsa, bu ne kadar önemli olduğumu gösterir’ diye düşünür. Ama bu yanlış inanç, yöneticinin bedenen ve kafaca ‘adam gibi’ dinlenmesini ve işine dinç başlamasını engeller.

2. Eve 3 gün erken dönün
Kendinizi zorlayın va haftanın en az 2-3 günü eve ‘mantıklı bir saatte’ dönün. Kendinizi bağlamak için eşinize ve çocuklarınıza böyle bir söz verin. Mühim olan sözünüzü tutmak. 3 gün dediyseniz, 3 gün eve erken dönün. Bunların hangi günler olacağınıza da, haftalık iş programınıza göre karar verin.

3. Yasak zaman belirleyin
İşinize konsantre olmak için ‘rahatsız edilmek istemediğiniz’ zaman dilimleri belirleyin. Çalışanlarınıza niye böyle bir karar verdiğinizi açıklayın tabii ki. Bu sürelerde, varsa, çalışma odanızın kapısını kapatın.

4. Hayır demeyi öğrenin
Burası çok önemli. ‘Hayır!’ demeyi öğrenin. Görevinizin gerektirdiği önemli işlere yoğunlaşın ve bunların dışında iş yükü kabul etmeyin. Gerisini delege etmeyi öğrenin.

5. Yardım istemeyi bilin
Konuya yüzde yüz hakim değilseniz, yardım istemekten kaçınmayın. Bu otoritenizi sarsmaz, aksine sizin sorumlu bir yönetici olduğunuzu gösterir.

6. Öncelik listesi yapın
Her gün, ertesi gün yapacağınız veya yapmanız istenen işlerin bir listesini yapın ve bunları ‘öncelik sırasına’ koyun. Her birinin karşısına, (1) ne kadar zaman alacağını (2) işi kimin yapacağını yazın: Kendim yapacağım, delege edeceğim, erteleyeceğim, reddedeceğim.

7. Boş zamanlar bırakın
Ajandanızda mutlaka ‘boşluklar’ bırakın. Beklenmedik işleri bu boş zamanlara yerleştirir, düzenli ve planlı işlerinizi aksatmaz, sıkıştırmazsınız. Eğer beklenmedik bir iş çıkmazsa, bu boşlukları sarkan, yetişmeyen işleri bitirmek için (hatta nefes almak için) kullanabilirsiniz.

8. E-postaları sınırlayın
Çalışma arkadaşlarınızı uyarın, size ‘mutlaka göndermeleri gerekenler’ dışında e-posta göndermesinler. Hangi bilgilerin sizinle paylaşılmasını istediğinizi onlara önceden bildirin. Böylece lüzumsuz e-postalarla zaman kaybetmezsiniz ve dikkatiniz dağılmaz.

9. Önceden süre belirleyin
Sizi telefonla arayanları veya randevusuz kapınıza dayananları geri çeviremiyorsanız ‘şu kadar vaktim var’ diye önceden sınırlayın. Bu süre bittiğinde de, mutlaka, görüşmeye son verin. Böylece siz lüzumsuz zaman harcamamış olursunuz, karşınızdaki de lafı uzatmadan süratle konuya gelmeyi öğrenir. Konu kapanmadı ise, çalışanınıza ileri bir tarihe bir randevu verebilirsiniz.

10. Telefonlarınız elensin
Sekreteriniz mutlaka size gelen telefonları elesin. Ona önceden bilgi verin: Kimin telefonu tereddütsüz bağlanacak, hangi saatler arasında kesinlikle telefon bağlanmayacak, hangi konular kime yönlendirilecek… vs. (Zaten iyi bir asistanla çalışırsanız, o gereğini yapacaktır.)

11. Ne istediklerini yazın
Birkaç gün boyunca, çalışanlarınızın sizi niye aradığını, sizden ne istediğini bir kenara not edin. Tavrınızı buna göre belirleyin. Belki de baştan daha net talimatlar vermeniz, idari veya teknik dokümantasyonu yeniden düzenlemeniz, düzenli toplantılar organize etmeniz vs gerekecek. Özetle işinizi yapış ve işbirliği şeklinizi yeniden gözden geçirmeniz gerekecek.

12. Ve bir hafta yalnız kalın
Ve her yıl, bir haftayı sadece kendinize ayırın. Bir haftalığına yanınızda kimse olmadan sessiz bir yere gidin, bedenen ve ruhen dinlenin, önceliklerinizi ve hayat felsefenizi gözden geçirin.

Yenibiriş

Paylaşmak güzeldir : )

Hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutin işler vardır.

Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı aynı düzen içinde sürmektir.

Zaman yönetimi ve Kişisel Verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore’un zaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyle;

1. Dokümanlarınızı düzenleyin. Artık çoğumuz kağıt karmaşası içinde boğuluyor olmasak da, bilgisayarlarımızın ‘My Documents’ bölümünde ya da ‘masa üstünde’ bir çok gereksiz doküman dağınık bir şekilde duruyordur mutlaka. Sıklıkla kullandığınız metinleri ya da bilgileri kolay erişilebilir bir yerde ve düzenli bir şekilde tutmalısınız.
2. Tek bir takviminiz olsun. İnsanların farklı farklı ‘Yapılacaklar’ listeleri, ajandaları, aynalarının buzdolaplarının, panolarının üzerinde not kağıtları vardır. Bunlarla başa çıkmak çok zordur, bu yüzden iş hayatınız için bir adet, özel hayatınız için bir adet olmak üzere toplam en fazla iki adet takviminiz olmalı.
3. Masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin. Dağınık insanlar zamanlarının büyük bir kısmını aradıklarını bulmakla ya da dikkatlerini dağıtan nesnelerle uğraşmakla geçirirler. Üst düzey yöneticilerin odasına girerseniz tertemiz bir masada çalıştıklarını görürsünüz, bunu başarılı olmalarının sebeplerinden biri sayabilirsiniz.
4. Her zaman yeterli araç, gereçiniz olsun. Kalem , kağıt, ataç, zarf ya da sürekli olarak kullandığınız ofis gereçlerini arayarak vakit kaybetmeyin, her zaman ihtiyacınız olan gereçlerden yeterli sayıda bulundurun.
5. Fiziksel ortamınızı çalışabilir bir hale getirin. Fax makinesini, dosyalarınızı, masanızın üzerindeki gereçlerinizi düzenleyin. Sürekli olarak kullandılarınızı elinizin altına, kullanmadıklarınızı ise gözünüzün görmeyeceği bir yere koyun.
6. Fonksiyonel bir çanta hazırlayın. Özellikle çok seyahat ediyorsanız ya da sürekli ofis dışındaysanız çantanızı özenle hazırlamalısınız. Gideceğiniz yerde kullanacağınız eşyaların yanında, gerekli olabilecek şeyleri taşımakta da fayda var. Hesap makinesi, cep haritası, kalem, zarf, not kağıtları, pul?vs., neye ihtiyacınız olabilir ise. Ve trafikte sıkışıp kalma ihtimaliniz için üzerinde çalışabileceğiniz ya da okuyabileceğiniz bir şeyler bulundurmakta fayda var.
7. Programlarınızı aksatmayın. İşiniz yüzünden sürekli olarak kendinizle, arabanızla, evinizle ilgili kontrolleri ihmal etmeyin, daha sonra başınıza çok daha büyük işler açılabileceğini unutayın.Şİmdilik ertelenecek işler gibi görünse de, sonunda birikerek baş edilemeyecek hale gelebilirler.
8. Kontak isimlerinizi listeleyin. Gelecekte de işinize yarayacağını düşünerek iletişim ağınıza önem verin. Kontak isimlerin listesini ve ulaşabileceğiniz numaraları düzenleyin.

Unutmayın ki;

‘Zaman bazılarının düşündüğü gibi saatlere bölünmüş sabit bir yapı değildir.’

Boris Vian.

Kariyer.net

Paylaşmak güzeldir : )